Gegevensuitwisseling bij Frankelandgroep in harmonie door inzet Orchestra

Organisaties die gebruik maken van meerdere (interne- en externe) IT-systemen zijn vaak gegijzeld door de beperkingen van software als het gaat om gegevensuitwisseling. Ook is men afhankelijk van de bereidwilligheid en inzet van softwareleveranciers om aanpassingen te doen in hun systemen. Koppelingen zijn daardoor vaak maar zeer beperkt beschikbaar. Dat kan voor onwenselijke situaties zorgen, zelfs binnen bedrijfskritische processen. Een van de gevolgen van het ontbreken van een passende koppeling of exportmogelijkheid, is het bijhouden van een dubbele administratie.

Frankelandgroep ging met betrokken en bereidwillige softwareleveranciers én een consultant van Solutions op zoek naar een passende oplossing voor een harmonieuze samenwerking tussen het door hen gebruikte PlanCare en een betaalsysteem. Frankelandgroep heeft met inzet van Orchestra een prima resultaat geboekt: minimale aanpassingen van de softwaresystemen en het optimaal benutten van de mogelijkheden voor gegevensuitwisseling.

Over Frankelandgroep
Frankelandgroep biedt senioren in Schiedam en Vlaardingen een uitgebreid en kwalitatief aanbod aan zorg en welzijn. Aan huis middels thuiszorg, of op een van de locaties. Op de diverse locaties hebben bewoners toegang tot praktische voorzieningen zoals een kapsalon, bibliotheek, een winkel, brasserie of restaurant. Bij het aanbieden van een aantal van deze diensten maakt Frankelandgroep gebruik van Finishing Touch, het betaal- en kassasysteem van Straight Systems. Cliënten ontvangen een persoonlijke betaalpas, voorzien van een pasfoto, waarmee zij eenvoudig kunnen afrekenen.

Het ECD en betaalsysteem gekoppeld
Voor de organisatie betreft dit een extra systeem en dus eigenlijk een extra (cliënt)administratie, naast PlanCare (red. Frankelandgroep gebruikt het Elektronisch Cliënten Dossier PlanCare van De Heer Software). Bij ingebruikname van het kassasysteem is daarom destijds gekozen voor het ontwikkelen van een exportkoppeling van cliëntinformatie uit het ECD. Hoewel met een dergelijke koppeling prima data overdracht mogelijk is, zijn er ook nadelen te benoemen.

Nadelen van een maatwerk exportkoppeling
Een exportkoppeling betreft maatwerk. Er is veel technische kennis nodig van de te koppelen systemen. Op het moment dat er een wijziging in één van de systemen plaatsvindt, kan het zijn dat de vereiste gegevens niet meer doorgezet kunnen worden of niet meer aansluiten bij het betreffende systeem. Vaak ontbreekt actieve signalering waardoor informatie niet meer actueel is of achteraf reparatie uitgevoerd moet worden.

Een toekomstbestendige oplossing: Orchestra in het midden
Omdat het gaat over primaire processen in de organisatie, heeft Frankelandgroep daarom samen met experts van Solutions gekozen voor een oplossing met inzet van Orchestra. Orchestra is zogenaamde middleware software en fungeert daarmee als een spil tussen interne en externe IT-systemen. Orchestra heeft zich o.a. bewezen in de gezondheidszorg en is een oplossing die zich aanpast aan de bestaande infrastructuur van organisaties. Hierdoor zijn complexe conversies of exports niet meer langer noodzakelijk. Door inzet van Orchestra tussen IT-systemen wordt altijd de actuele informatie toegankelijk.

In het geval van Frankelandgroep is Orchestra ingezet tussen het kassasysteem van Straight Systems en het ECD PlanCare. Met inzet van de beschikbare koppelmogelijkheden (API’s) van PlanCare, haalt Orchestra de benodigde informatie op uit PlanCare en verwerkt deze naar het voor Finishing Touch verwerkbare gegevensformaat. Informatie die voor het betaal- en kassasysteem van Straight Systems relevant is, maar niet standaard in PlanCare beschikbaar is, wordt ontsloten via een extra formulier in PlanCare. Finishing Touch hoeft op deze manier geen ingewikkelde stappen te zetten om de informatie vanuit PlanCare om te zetten naar het gewenste gegevensformaat; Orchestra vertaalt dit en zorgt voor het juiste formaat.

Op een slimme manier beschikbare informatie uitwisselen
In Finishing Touch wordt de betaalpas voor de cliënt gepersonaliseerd door toevoeging van een pasfoto. Ook PlanCare biedt de mogelijkheid om een pasfoto bij het cliëntdossier te tonen. Orchestra ontvangt in deze situatie de door Finishing Touch doorgestuurde pasfoto van de cliënt en controleert op hetzelfde moment in PlanCare of de cliënt in het kader van de privacywetgeving (AVG) toestemming heeft gegeven om de profielfoto te gebruiken. Bij het cliëntdossier van de cliënt die toestemming heeft gegeven, wordt dan in PlanCare ook de betreffende foto getoond.

Actieve monitoring biedt grip op bedrijfskritische processen
Naast deze organisatorische verlichting van de administratie, is Orchestra voor de Frankelandgroep als een waakhond op de achtergrond aanwezig met een monitoring van de koppeling tussen de beide systemen. Er is voor Frankelandgroep door de inzet van Orchestra meer grip gekomen op het proces en de overdracht van informatie. Door de proactieve signalering vanuit Orchestra kan er snel ingesprongen worden bij eventuele problemen. Bovendien heeft Frankelandgroep nu zelf zicht op de informatie-uitwisseling middels toegang tot een ‘monitor functie’ waar de processen en informatie-uitwisseling inzichtelijk zijn.

Harmonie tussen uw interne- en externe netwerken. Ook voor uw organisatie?
Net zoals voor de Frankelandgroep kan Orchestra ook voor uw organisatie een spil worden tussen uw interne- en externe IT-systemen. Een oplossing die veelzijdig, schaalbaar en betrouwbaar is, ook bij oudere systemen.

Neem contact op met Solutions om de mogelijkheden voor uw organisatie te bespreken.

Meer informatie over Frankelandgroep kunt u vinden op: frankelandgroep.nl